A partire dal 25 maggio 2018 entra in vigore  in tutti gli stati membri della comunità europea, il regolamento UE 2016/679, conosciuto ormai da tanti come GDPR (General Data Protection Regulation).

Il regolamento nasce dall’esigenza di definire delle linee guida sul trattamento e sulla libera circolazione dei dati personali, introducendo delle regole più chiare sull’informativa e consenso, e stabilendo criteri rigorosi per la sicurezza delle informazioni raccolte e conservate.

In Hermes, abbiamo già da tempo lavorato per garantire sempre maggior sicurezza ai nostri clienti, e con quest’ultimo aggiornamento, cerchiamo di fornire degli strumenti utili al lavoro quotidiano dell’agenzia.

Come credo abbiate intuito, non esiste più un modello standard di consenso al trattamento da far firmare ai propri clienti, ma lo stesso deve essere totalmente adeguato alle attività svolte dalla vostra azienda. Nel documento deve essere chiaramente indicato il metodo con cui vengono conservati i dati, e tutti i trattamenti al  quale questi vengono sottoposti e per i quali il cliente deve dare il proprio esplicito consenso.

Proprio sulla base di queste indicazioni, abbiamo previsto l’introduzione di un nuovo modulo in Hermes che consenta al titolare del trattamento dati dell’agenzia, la redazione del documento di informativa e consenso secondo le proprie esigenze. Nello stesso, è possibile quindi, definire anche le singole tipologie di trattamento applicate e richiederne l’autorizzazione al proprio cliente.

Predisposizione del modulo di consenso

Accedendo da Settaggi > Modelli predefiniti > Modello Trattamento Dati

Verrà visualizzata una videata che consentirà la redazione delle singole voci del documento di trattamento:

Per ogni voce, verrà richiesto:

1. Titolo della voce (utile in fase di controllo dei consensi ricevuti)
2. Categoria:
   1. Intestazione Documento ( Da utilizzare per indicare la modalità di conservazione dei dati)
   2. Dati contrattuali e fiscali ( Da utilizzare per definire i dati principali trattati per la predisposizione della vendita e i relativi documenti fiscali)
   3. Profilazione (Dati aggiuntivi di profilazione del cliente)
   4. Invio offerte e promozioni ( Consenso all’invio di offerte e promozioni)
   5. Trasferimento dati a terzi ( Consenso all’invio dei dati del cliente a terzi per altre elaborazioni)
   6. Altro (Categoria non appartenente a quelle precedentemente specificate)
3. Testo informativa
4. Richiesta autorizzazione (Selezionare se per questa voce è necessario il consenso esplicito del cliente)
5. Obbligatorietà (Selezionare nel caso in cui, tale consenso sia indispensabile al processo di vendita)
6. Durata ( Durata prevista per la conservazione dei dati da parte dell’agenzia)

La stessa fase consente, cliccando su stampa modello,  di visualizzare il documento finale generato

Sono previsti alcuni testi speciali che possono essere utilizzati all’interno del testo che verranno sostituiti con il parametro corrispondente in fase di stampa, di seguito ne vengono indicati alcuni:

[AZIENDA]                   - Ragione Sociale Agenzia
[PIVA]                      - P.Iva Agenzia
[CF]                        - Codice Fiscale Agenzia
[SEDE_LEGALE]               - Sede Legale Agenzia
[EMAIL]                     - E-Mail Agenzia
[RESPONSABILE_TRATTAMENTO]  - Responsabile del trattamento
…

Per visualizzare l’elenco completo dei campi speciali utilizzabili, cliccare sul pulsante

Su ogni voce in cui è prevista il flag “Richiesta Autorizzazione” , il sistema proporrà la scelta di consenso:

Gestione del consenso del cliente all’interno di una vendita

Dopo aver predisposto il modello, secondo le esigenze della propria azienda, sarà possibile, da ogni singola vendita, procedere alla stampa del documento, per ogni soggetto (cliente / partecipante) coinvolto.

All’interno della finestra di inserimento di una pratica / servizio diretto, il sistema proporrà un ulteriore indicazione di consenso:

Il segnalino sarà:

rosso in assenza di consenso o in presenza di consenso negativo per una o più voci obbligatorie per la predisposizione della vendita.

giallo in assenza di consenso per una o più voci facoltative

 verde in presenza di tutti i consensi richiesti (con accettazione per quanto riguarda le voci obbligatorie)

In presenza di segnalazioni (i primi due casi), cliccando sull’icona, ne verranno visualizzate le motivazioni:

Per effettuare la stampa del modulo di consenso da far firmare ai propri clienti, cliccare sulla sinistra sul pulsante “Modulo consenso GDPR”

Verranno visualizzati tutti i componenti della pratica (clienti + partecipanti) e quindi generati i moduli di consenso secondo le specifiche definite dal titolare del trattamento.

Successivamente alla ricezione del documento firmato da parte del proprio cliente, sarà possibile procedere all’indicazione all’interno del gestionale del consenso avvenuto e del periodo per il quale sarà conservato il dato del cliente.

 

 

 

Cliccando sul pulsante consenso (sopra l’icona di segnalazione di cui abbiamo parlato precedentemente), verrà visualizzata una videata con tutte le voci richieste.

Per ogni persona (cliente / partecipante) coinvolta nella vendita, saranno indicati:

Colonna 1: segnalino che indica

• Rosso : Voce obbligatoria – Consenso non presente o negato
• Giallo: Voce facoltativa – Consenso non presente
• Verde: Voce obbligatoria – Consenso ricevuto
• Verde: Voce facoltativa – Consenso ricevuto o negato

Colonna 2: Tipo Consenso ( categoria del consenso predisposta dal titolare del trattamento)

Colonna 3: Titolo della voce di consenso

Colonna 4: Accettazione o rifiuto del consenso

Colonna 5: Data di accettazione o rifiuto del consenso

Colonna 6: Data di fine conservazione dati del cliente ( questo parametro viene calcolato automaticamente in base alla durata prevista dal titolare del trattamento per la voce di consenso)